Obsługa księgowa
- Opracowanie planu finansowego wspólnoty (budżetu),
- oszacowanie przewidywanych kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości,
- oszacowanie przewidywanych kosztów związanych z planowanymi remontami,
- obliczenie zaliczek właścicieli na pokrycie planowanych kosztów z uwzględnieniem innych źródeł finansowania (pożytki i kredyty), prowadzenie ewidencji księgowej i pozaksięgowej,
- dekretacja i analiza dokumentów księgowych,
- analiza realizacji założeń planu finansowego w trakcie roku budżetowego (monitorowanie kosztów),
- opracowanie sprawozdania finansowego dla funduszu remontowego,
- rozliczenie wyniku finansowego wspólnoty mieszkaniowej,
- rozliczanie zaliczek na media i usługi świadczone na rzecz właścicieli,
- rozliczanie funduszy pomocniczych,
- prowadzenie rozrachunków publiczno – prawnych,
- doręczanie wezwań płatniczych dłużnikom wspólnoty,
- pozyskiwanie dofinansowań, kredytów i pożytków,
uzyskanie NIP i REGON,
archiwizowanie księgowych dokumentów źródłowych, - opracowywanie sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej ma koniec roku obrachunkowego obejmującego:
– Wykazanie przychodów wraz z analizą ich pochodzenia
– Wykazanie kosztów wraz z analizą ich powstawania
– Wykazanie należności według poszczególnych dłużników
– Wykazanie zobowiązań według poszczególnych wierzycieli
– Wyliczenie wyniku finansowego
– Wykazanie środków pieniężnych na koniec roku - otwarcie rachunku bankowego Wspólnoty i dokonywanie rozliczeń poprzez ten rachunek w ramach udzielonego pełnomocnictwa.,
- prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów,
- prowadzenie ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
- pełna obsługa finansowa nieruchomości, pobieranie opłat od najemców, kontrola należności, rozliczenie dokonywanych wpłat,
- kalkulacja wpłat wnoszonych przez mieszkańców i użytkowników, zaliczek na pokrycie kosztów utrzymania części wspólnej, w tym funduszu remontowego i eksploatacyjnego,
- windykacja należności powstałych w czasie realizacji umowy,
- naliczanie ustawowych lub uzgodnionych ze Wspólnotą odsetek za zwłokę, wysyłanie upomnień,
- dochodzenie na drodze sądowej należności od właścicieli na pokrycie kosztów zarządzania nieruchomością,
- prowadzenie obowiązkowej sprawozdawczości,
- druk książeczek czynszowych.
Obsługa prawna
Obsługa prawna obejmuje zastępstwo procesowe przed sądem, oraz reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz we wszystkich sprawach związanych z wykonywaniem czynności zarządu zwykłego w szczególności:
- wnoszenie pozwów o zapłatę należności wspólnoty mieszkaniowej przeciwko dłużnikom,
- dochodzenie zapłaty długu w drodze egzekucji komorniczych prawomocnych nakazów i wyroków,
- dochodzenie zapłaty długu w drodze sprzedaży lokalu dłużnika.
Weryfikacja stanu prawnego nieruchomości i korygowanie błędów takich jak:
- błędne obliczenia udziałów w częściach wspólnych nieruchomości,
- wykreślanie nienależnych hipotek,
- stwierdzenie zasiedzenia części wspólnej nieruchomości,
- korygowanie innych nieprawidłowości,
- dochodzenie prawidłowości rozliczeń finansowych od poprzedniego zarządcy,
- dochodzenie wydania kompletnej dokumentacji nieruchomości od poprzedniego zarządcy lub dewelopera,
- dochodzenie napraw gwarancyjnych i z tytułu rękojmi.
Obsługa administracyjna
- Przygotowanie i organizacja zebrań Wspólnoty oraz sporządzanie odpowiedniej dokumentacji,
- prowadzenia i przechowywanie dokumentacji Wspólnoty,
- przygotowywanie pod względem formalno – merytorycznym umów zawieranych przez Wspólnotę z wykonawcami i dostawcami,
- dokonywanie czynności formalnych oraz czynności w zakresie postępowania administracyjnego, niezbędnych dla funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej,
- realizacja uchwał organów Wspólnoty dotyczących m.in. regulacji stanów prawnych, sposobów wykorzystywania nieruchomości wspólnej itp.,
- prowadzenie i aktualizacja wykazu lokali i mieszkańców,
- reprezentacja Wspólnoty na zewnątrz przed osobami fizycznymi, prawnymi, organami administracji państwowej i samorządowej zgodnie z ustawą o własności lokali,
- prowadzenie korespondencji z Właścicielami,
- wydawanie poświadczeń i zaświadczeń dotyczących lokali,
- przygotowywanie dla Wspólnoty umów na dostawę mediów do nieruchomości wspólnej,
- przygotowanie projektu rocznego planu gospodarczego nieruchomości,
- przygotowanie projektu planu pozyskiwania pożytków,
- doradztwo i pośredniczenie w zawieraniu umów ubezpieczenia części wspólnej nieruchomości (negocjowanie korzystnych pakietów dodatkowych),
- zbieranie ofert, przeprowadzanie procedury wyboru wykonawców i dostawców,
- zapewnienie obsługi prawnej,
- prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego zgodnie z wymogami prawa budowlanego,
- przygotowywanie zleceń określonych przepisami prawa kontroli technicznych i okresowych przeglądów budynków i urządzeń stanowiących ich wyposażenie,
- bieżąca kontrola stanu technicznego nieruchomości,
- przygotowanie planów remontowych, wyszukiwanie wykonawców robót budowlanych,
- nadzór nad pracami firm wykonujących remonty i modernizacje, dokonywanie odbiorów prac z udziałem przedstawicieli Wspólnoty.
Obsługa techniczna
- Prowadzenie bieżącej ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych i terminów ich realizacji,
- dokonywanie odczytów wodomierzy w lokalach mieszkalnych,
- zapewnienie przez całą dobę obsługi konserwacyjnej na częściach wspólnych budynku oraz pogotowia technicznego w zakresie instalacji elektrycznych, wodno – kanalizacyjnych, gazowych oraz centralnego ogrzewania i centralnej ciepłej wody,
- zapewnienie utrzymania porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku oraz jego otoczenia,
- zapewnienie konserwacji urządzeń małej architektury, placów zabaw oraz pielęgnacji trawników, żywopłotów i drzewostanu,
- zapewnienie wywozu nieczystości stałych,
- zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości w okresie zimowym,
- zapewnienie na koszt Wspólnoty usług związanych z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej,
Realizacja remontów:
- pozyskiwanie ofert potencjalnych wykonawców,
- zlecenie wykonania projektu (jeżeli będzie wymagany),
- realizowanie wybranej (poprzez przyjęcie uchwały) oferty,
- zgłoszenie robót lub uzyskanie pozwolenia na budowę,
- zawarcie umowy na wykonanie remontu,
- nadzór nad wykonaniem robót budowlanych,
- odbiór (ilościowy i jakościowy) wykonanych prac,
- rozliczenie remontu.
Zakres czynności będzie uzależniony od stanu technicznego nieruchomości i wyposażenia w instalacje i urządzenia (systemy monitorowania, instalacje p-poż, własne kotły centralnego ogrzewania itp.).
